Pedidos por teléfono y mensajería
El empleado dicta o pega el mensaje del cliente, y el asistente reconoce las piezas, comprueba el stock y el cliente en Streamsoft y prepara el borrador del pedido. Una persona solo lo aprueba.
Integración ERP
Integración de Streamsoft con IA
Streamsoft, un ERP polaco que usan muchos distribuidores y fabricantes, guarda tu stock, tus clientes y tus facturas. Pero los pedidos llegan por teléfono y por WhatsApp, acaban en Excel y luego alguien los vuelve a teclear en el sistema. Construimos una capa de IA que une las dos cosas.
Auditoría de 65 minPresupuesto por escritoSin cambiar de ERP
Streamsoft sigue siendo el sistema principal
No construimos un segundo ERP al lado de Streamsoft ni duplicamos stock ni facturas. Streamsoft sigue siendo la fuente de verdad para el almacén, los clientes y la contabilidad. Añadimos lo que le falta: recibir pedidos por mensajería, vigilar plazos, fianzas, devoluciones y un asistente que responde a las preguntas del equipo sobre los datos. Todo se lee de Streamsoft en tiempo real.
Del mensaje a la proforma
Elige de dónde llega el pedido y mira cómo el asistente reconoce los artículos, comprueba el cliente y el stock en Streamsoft y prepara una proforma que apruebas con un clic. Datos de ejemplo.
Taller Kowalski (ejemplo)
Hola, 2 pinzas de freno, las mismas que la última vez. Envío por DPD.
El asistente está preparando el borrador…
Artículos reconocidos
Cliente en Streamsoft
Stock de almacén en vivo
Borrador de proforma
El asistente no emite nada por su cuenta. Reconoce los artículos, comprueba los datos en Streamsoft y prepara el borrador; el documento solo se crea cuando una persona hace clic.
Qué añadimos a Streamsoft
Stock y documentos en vivo
Si la pieza está en almacén, cuánto costó la última vez, si el cliente ha pagado. La respuesta sale de los datos de Streamsoft, no de la memoria de un empleado ni de un Excel desactualizado.
Control de plazos
Proformas sin pagar, pedidos parados, cascos por devolver, devoluciones sin decisión. El sistema avisa a la persona adecuada antes de que nada venza.
Un tablero para el equipo
Cada pedido y cada devolución tiene su fase, visible para todos. Se acabó preguntar en el pasillo qué pasa con el paquete de un cliente.
Un ejemplo real
Una empresa comercial del sector de automoción que vende recambios para camiones, un equipo de pocas personas, Streamsoft Pro como ERP. El nombre del cliente se queda con nosotros.
Punto de partida
La mayoría de los pedidos llegaban por teléfono y por WhatsApp. Iban a Excel, los envíos se seguían en un tablero de Trello y los datos se tecleaban a mano en Streamsoft. Saber qué pasaba con un pedido dependía de la cabeza de dos personas.
Qué construimos
Un sistema operativo de IA para toda la empresa. Un asistente en la app de mensajería recibe pedidos y devoluciones, lee Streamsoft en tiempo real (stock, clientes y documentos de las dos sociedades del grupo), lleva cada pedido por 11 fases, desde la proforma hasta el envío y la devolución de la fianza, y las automatizaciones vigilan los plazos y envían recordatorios. El equipo trabaja en un solo tablero en lugar de Excel y Trello.
Cómo llegamos ahí
Empezamos con un mapa de procesos de toda la empresa: 38 procesos en 8 áreas, la mitad de los cuales solo existían en la cabeza de la gente. Cada regla, por ejemplo cuándo caduca una proforma o quién paga el transporte en una devolución, se acordó por escrito con el equipo antes de entrar en el sistema.
Cómo es la integración con Streamsoft
Nos integramos con Streamsoft Pro y Prestiż, también en empresas donde el sistema funciona en un único ordenador de la oficina. La conexión es segura, no expone tus datos a internet y no cambia el trabajo de contabilidad. Al principio el asistente solo lee datos. La escritura en Streamsoft, por ejemplo de pedidos de clientes, se introduce por etapas, de acuerdo con tu servicio técnico de Streamsoft.
Por qué no un Excel al lado del ERP
Cuando una empresa tiene ERP y aun así vive en Excel, es señal de que el ERP no cubre una parte del proceso: recibir pedidos por mensajería, fianzas, devoluciones o simplemente saber quién tiene que hacer qué. Esa parte la construimos como una capa aparte que lee Streamsoft en lugar de copiarlo. Así nunca hay dos versiones de la verdad.
Streamsoft y la facturación electrónica KSeF
Las facturas y su envío a KSeF, el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia, se quedan en Streamsoft, porque ahí está la contabilidad y ahí deben estar. Nuestra capa vigila el proceso alrededor de la factura: si la proforma se ha pagado, si la factura ya ha salido, si el cliente ha recibido los documentos.
Cuánto cuesta integrar Streamsoft con IA
Influyen el número de sociedades y bases de datos, si basta con leer o hace falta escribir en Streamsoft, y cuántos procesos quieres al principio. Lo habitual es empezar por un proceso, normalmente la recepción de pedidos, y ampliar el sistema por etapas. Recibes el presupuesto por escrito después de la auditoría.
Preguntas frecuentes
¿Se puede conectar Streamsoft con IA?
Sí. Nos integramos con Streamsoft Pro y Prestiż: lectura de datos en tiempo real y escritura de documentos acordada con tu servicio técnico. Revisamos la versión y la configuración en la auditoría.
¿Hace falta el servicio técnico de Streamsoft?
Para leer, normalmente no. Para escribir en Streamsoft, por ejemplo pedidos de clientes, acordamos la configuración con tu partner o servicio técnico para que los documentos entren en el sistema como prevé el fabricante.
¿Puede la IA estropear algo en Streamsoft?
Al principio el asistente solo tiene acceso de lectura, así que no puede. Todo lo que deba entrar en Streamsoft se crea primero como borrador para que una persona lo apruebe. Los precios e importes los calcula el código con los datos del sistema, no el modelo de lenguaje.
¿Y las copias de seguridad?
En la implantación configuramos copias automáticas de los datos de nuestra capa y comprobamos que la base de Streamsoft también tenga las suyas. Sorprendentemente a menudo no las tiene, y eso es lo primero que hay que arreglar antes de construir nada más.
¿Los empleados tienen que aprender un programa nuevo?
Lo mínimo posible. Los pedidos se reciben en la app de mensajería que ya usan, y el tablero de pedidos parece una hoja de cálculo o un Kanban. La formación del equipo forma parte de la implantación.
¿Funciona si tenemos dos sociedades en Streamsoft?
Sí. En la implantación descrita arriba, el asistente lee las bases de las dos sociedades, y una persona decide a qué sociedad va cada pedido.
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Veamos qué se puede conectar a tu Streamsoft
Una llamada de 65 minutos. Repasamos cómo fluyen hoy los pedidos, dónde se copian datos a mano y qué se puede leer de Streamsoft con seguridad. Sales con un plan y un presupuesto por escrito.
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