Documentos
Facturas, pedidos, contratos y escaneos. El sistema lee el contenido, extrae los campos necesarios y los introduce donde antes se tecleaban. Lo dudoso va a aprobación, no a la base de datos.
Automatización de procesos
Automatización de procesos en la empresa
El trabajo que alguien de tu empresa repite una y otra vez: copiar datos entre sistemas, montar informes, pasar correos a una hoja de cálculo. Se puede quitar de su mesa.
Auditoría de 65 minPresupuesto por escritoSin compromiso
Qué automatizamos y qué no
La automatización compensa donde el proceso se repite y sigue reglas. La factura siempre va al mismo sitio, una consulta siempre necesita los mismos tres datos, el informe siempre sale de las mismas fuentes. Eso lo quitamos de encima por completo. Donde cada caso exige criterio construimos sugerencias en lugar de un automatismo, porque una máquina que finge decidir es peor que no decidir.
Dónde trabajamos
Datos entre sistemas
Tienda, CRM, almacén, contabilidad y hojas de cálculo dejan de ser islas. Los datos fluyen en un sentido, con una regla clara sobre qué sistema es la fuente de verdad.
Informes
Los resúmenes que alguien monta a mano el lunes por la mañana se generan solos y llegan donde deben: al correo, a una hoja o a un canal del equipo.
Reparto de consultas
Las consultas de formularios, buzones y mensajería llegan a la persona correcta, descritas y priorizadas. Nada se queda parado porque alguien estuviera de vacaciones.
Los procesos que más quitamos de encima
No son ejemplos teóricos. Son cosas que se comen varias horas por semana y que nadie disfruta haciendo.
Copiar datos del correo al sistema
Llega un pedido por correo, alguien lo abre, lo lee y lo teclea. A diez diarios eso es una hora de trabajo y erratas constantes. La automatización lee el mensaje, extrae las líneas y crea el documento; la persona solo confirma.
El informe del lunes
Alguien entra en tres sistemas, copia cifras a una hoja, le da formato y lo envía. Cada semana lo mismo. El informe puede generarse de madrugada y esperar terminado en el buzón.
Asignar consultas
El formulario envía correo a un buzón compartido donde la consulta espera a que alguien la vea y la haga suya. La automatización reconoce el tema, asigna a la persona correcta y vigila si alguien respondió.
Cuadre de datos
Las discrepancias entre sistemas suelen aparecer cuando ya hay un problema. La automatización los compara a diario y avisa de las diferencias antes de que las vea un cliente.
Cuándo conviene plantearse automatizar
Empezar por «qué podríamos automatizar» rara vez ayuda. La mejor pregunta es dónde ya chirría algo. Estas son las señales que en la práctica indican que hay trabajo que quitar de encima.
La misma información va a tres sitios
El pedido se teclea en el sistema, luego en una hoja, luego en un mensaje al almacén. Cada copia cuesta tiempo e invita al error, y las discrepancias suelen aparecer cuando el cliente ya está llamando.
El equipo recupera papeleo fuera de horario
Si las facturas, los informes o el CRM se actualizan «cuando haya un momento», es que en horario normal no lo hay. No es un problema de organización, es la señal de que el proceso superó al número de manos.
El cliente espera porque alguien está de vacaciones
Cuando el tiempo de respuesta depende de quién esté, las consultas se quedan días. En ventas, donde suele ganar quien responde primero, eso es ingreso perdido directamente.
No sabes cuánto cuesta gestionar un pedido
Ese número falta no por dejadez, sino porque los datos están repartidos entre sistemas y nadie tiene tiempo de juntarlos. Automatizar los informes suele ser lo primero que enseña por dónde se va el dinero.
Estás valorando contratar a alguien para teclear datos
Es el momento en que más gente nos llama. Antes de contratar para un trabajo que nadie quiere hacer, conviene calcular cuánto costaría hacerlo una vez y bien.
Con qué empresas trabajamos
Automatizar no es igual en una consulta, en una nave de producción o en una tienda online. Esto es lo que aparece con más frecuencia en cada caso.
Empresas de servicios
Consultas, despachos, asesorías, agencias. El cuello de botella suele ser atender consultas y agendar: muchas interacciones cortas que interrumpen el trabajo de fondo. Quitamos de encima la agenda, los recordatorios y la cualificación inicial, y dejamos las conversaciones que de verdad requieren criterio.
Producción y comercio B2B
Los pedidos llegan por correo en una docena de formatos y hay que leerlos y meterlos. Súmale peticiones de presupuesto, confirmaciones de plazo y cuadre de existencias. Aquí el mayor retorno está en la lectura de documentos y en mover datos entre el sistema comercial y el almacén.
E-commerce
Preguntas repetidas antes de comprar, estados de envío, devoluciones y reclamaciones, actualización de descripciones y precios. El volumen es alto y la mayoría de casos se parecen, así que la automatización alivia a atención al cliente más rápido y de forma más visible.
Con qué sistemas nos integramos
Solemos conectar lo que las empresas tienen de verdad: sistemas comerciales y de almacén, ERP, software contable, CRM, plataformas de tienda y marketplaces, buzones de correo, calendarios y la mensajería por la que llegan las consultas. En el lado sectorial aparecen sistemas de gestión de consultas, de reservas y de producción, donde el acceso es más difícil y es lo que marca el ritmo del proyecto. El principio no cambia: no os empujamos a abandonar una herramienta que funciona, hacemos que deje de ser una isla.
En qué se diferencia de Zapier o Make
Herramientas como Zapier y Make conectan aplicaciones con integraciones ya hechas, y para flujos simples son más que suficientes. Tres cosas lo cambian: que vuestro sistema sectorial no tenga conector, que el proceso exija entender y no solo mover (leer una factura, puntuar una consulta), y que el volumen de operaciones crezca hasta que la suscripción cueste más que tener la solución propia. Ahí lo construimos a medida. Si vuestro caso cabe en una herramienta estándar, lo diremos en la auditoría en lugar de venderos un proyecto.
Cuánto cuesta automatizar procesos
El coste depende sobre todo de cuántos sistemas hay que conectar y de si tienen API. Integrar un CRM común e integrar software sectorial antiguo sin documentación son dos proyectos distintos. El segundo factor es si el proceso necesita lectura de documentos o imagen, que suele multiplicar el coste por dos o tres. El presupuesto llega por escrito tras la auditoría.
Cuándo no compensa automatizar
Si un proceso ocurre unas pocas veces al mes, el coste de construirlo no vuelve. Si cada vez se hace distinto, primero hay que documentarlo, porque la automatización consolida la inconsistencia en vez de arreglarla. Y si el proceso va a desaparecer en medio año con un cambio de sistema, mejor esperar. Lo decimos en la auditoría, antes de emitir una oferta.
Preguntas frecuentes
¿Hay que cambiar los sistemas que usamos?
Normalmente no, y no lo proponemos por defecto. Construimos alrededor de lo que ya funciona, porque migrar un sistema es otro proyecto con su propio riesgo y la empresa tiene que seguir operando mientras tanto. Si una herramienta bloquea de verdad una automatización sensata, lo diremos en la auditoría con el coste de ambas opciones, pero la decisión es vuestra.
¿Y si nuestro sistema no tiene API?
Es habitual con software sectorial antiguo. Suele haber otra vía: exportación e importación de archivos, acceso a la base de datos, integración mediante un intermediario. A veces el proveedor tiene una API que nadie en la empresa conoce porque no aparece en el material comercial. Lo comprobamos en la auditoría antes de presupuestar, porque es el factor que más mueve el coste.
¿Quién lo mantiene cuando ya funciona?
Nosotros, dentro del soporte. No es una línea opcional de la factura: la oferta cambia, aparecen casos nuevos, los proveedores cambian sus API. Un sistema sin mantenimiento empieza a fallar en pocos meses y en la empresa se concluye que la automatización no sirve. Por vuestra parte hace falta una persona de contacto, en la práctica una hora al mes.
¿Nuestros datos salen de la empresa?
Depende del alcance, y lo cerramos al principio, no al final. Parte de las soluciones se pueden montar de modo que los datos no salgan de vuestra infraestructura. Donde usamos servicios externos lo recibís por escrito: qué proveedor, qué datos, dónde se tratan y con qué base. Si el sector impone límites, diseñamos para ellos desde el inicio.
¿Cuánto trabajo hay por nuestra parte?
Sobre todo al principio, y no se puede saltar: alguien tiene que enseñarnos cómo funciona el proceso de verdad, no cómo lo describe el procedimiento. Suelen ser de dos a cuatro reuniones. Después, accesos a los sistemas y validación de pruebas. Durante el desarrollo la carga es baja, pero esas primeras conversaciones deciden si sale bien.
¿Qué pasa cuando la automatización se equivoca?
La diseñamos para que los casos dudosos vayan a una persona y no a la base de datos. Lo que el sistema no tiene claro acaba en una lista de aprobación, no registrado en silencio. A eso se suma un registro de cada operación, así que se puede reconstruir qué se hizo y cuándo. Una automatización sin esas dos cosas se despliega antes y sale mucho más cara.
Calculemos cuántas horas por semana se pueden recuperar
65 minutos, sin presentación comercial. Repasamos qué hace tu equipo a mano y con qué frecuencia. Sales con una lista de procesos ordenada por lo que cuestan de verdad.
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