Integración ERP
Comarch ERP Optima, uno de los ERP más usados en Polonia, lo sabe todo sobre tus clientes, precios y ventas. El problema es que para sacar algo de él alguien tiene que sentarse, pasar por cinco ventanas y copiar el resultado en un correo. Le conectamos un asistente de IA que lo hace por esa persona.
No sustituimos el sistema que lleva tu contabilidad, tu almacén y tu facturación: eso sería un proyecto aparte y arriesgado. Hacemos algo más sencillo: los datos de Optima pasan a estar disponibles para un asistente de IA y para las automatizaciones. El comercial pregunta por un cliente con una frase en lugar de recorrer su ficha, la oferta se genera con la tarifa vigente y el informe del lunes se monta solo. Los documentos contables, las facturas electrónicas y KSeF, el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia, siguen en Optima, como hoy.
Elige una pregunta y mira cómo responde el asistente con datos de Optima: un informe, una oferta con la tarifa, una consulta de stock. Guardar un cliente nuevo espera aprobación. Datos de ejemplo.
Pregunta a Optima
¿Cuánto le hemos vendido a Hydro-Tech este trimestre?
Consultando en Optima: facturas de venta · ficha del cliente
El asistente lee los datos de Optima dentro de los permisos del usuario. Cualquier escritura, como un cliente nuevo, espera siempre la aprobación de una persona.
El comercial indica el cliente y los productos, y el sistema genera la oferta en PDF con tu plantilla. Los precios y descuentos salen directamente de Optima, así que nadie los copia a mano ni se equivoca en un cero.
Ventas por cliente, por comercial, por familia de producto, comparadas con el año anterior. Los informes que hoy alguien monta en Excel a partir de una exportación se generan solos o con una sola pregunta.
Si hay existencias, si el cliente ha pagado la factura, cuándo fue el último pedido. Preguntas como se lo preguntarías a un compañero y la respuesta sale de los datos, no de la memoria.
Los datos de una tarjeta de visita, un correo o un formulario llegan a Optima como borrador de cliente o de pedido. Una persona lo revisa y lo aprueba. Nada entra en la contabilidad sin su visto bueno.
Ejemplos de proyectos que llevamos para empresas que trabajan con Optima. Los nombres de los clientes se quedan con nosotros.
Tras una feria quedan un montón de tarjetas de visita y decenas de ofertas por escribir a mano, cada una con precios copiados de Optima. Construimos un asistente al que el comercial envía la foto de la tarjeta y la lista de máquinas. El sistema encuentra al cliente en las fichas o crea un borrador nuevo, y calcula la oferta con la tarifa. El modelo de lenguaje no se inventa ningún precio: solo señala los artículos.
Las fichas de clientes de Optima suelen tener miles de empresas a las que nadie escribe desde hace años. Las conectamos a un sistema de envíos, las segmentamos según lo que compraron y lanzamos campañas personalizadas. Las respuestas llegan al comercial con todo el historial del cliente en Optima.
En lugar de pedirle un resumen a contabilidad, el dueño pregunta al asistente: cómo van las ventas este mes, quién va con retraso en los pagos, qué mercancía no se mueve. La respuesta llega en segundos, con cifras de Optima.
Integrar el ERP tiene sentido cuando la gente necesita datos de Optima más a menudo de lo que es capaz de sacarlos.
Cada precio copiado a mano son minutos de trabajo y un riesgo de error que solo aparece cuando lo ve el cliente.
Si alguien exporta datos y monta una hoja de cálculo cada semana, ese trabajo se puede quitar por completo.
Cuando esa persona está de vacaciones, el resto de la empresa espera. El asistente responde a cualquiera que tenga permiso.
Miles de clientes a los que nadie vuelve son el canal de ventas más barato que existe.
Nos integramos con Comarch ERP Optima tanto en el servidor propio de la empresa como en las configuraciones de red habituales. En la auditoría revisamos tu versión y tu configuración y elegimos una forma de conexión segura que no cambia el trabajo de contabilidad. Normalmente empezamos solo con la lectura de datos y añadimos la escritura cuando el equipo confía en el sistema.
Nos regimos por tres reglas. Primera: al principio el asistente solo lee. Segunda: todo lo que tuviera que entrar en Optima se crea como borrador para que una persona lo apruebe. Tercera: precios, descuentos e importes los calcula el código a partir de los datos del sistema, no el modelo de lenguaje. Usamos servicios de IA que no entrenan sus modelos con datos de empresa.
Las facturas electrónicas y su envío a KSeF, el sistema nacional de facturación electrónica de Polonia, se quedan donde están: en Optima y con tu partner de Comarch. No montamos un segundo circuito de facturas en paralelo, porque es el camino directo a los descuadres. Lo que sí puede hacer el asistente es leer las facturas y sus estados para responder preguntas y vigilar los cobros.
Tres cosas marcan el coste: tu configuración de Optima, si basta con leer o también hay que escribir documentos, y cuántos procesos quieres cubrir al principio. La integración en sí suele ser la parte pequeña del proyecto; la grande son los procesos que construimos encima. Recibes el presupuesto por escrito después de la auditoría.
Sí. Nos integramos con Comarch ERP Optima y le conectamos un asistente de IA y automatizaciones. La forma de conexión la elegimos según tu versión y configuración en la auditoría, antes de presupuestar nada.
No, si el sistema está bien construido. Al principio el asistente solo tiene acceso de lectura. Si más adelante algo debe entrar en Optima, como un borrador de pedido o un cliente nuevo, pasa por la aprobación de una persona.
Normalmente no. Si tu configuración necesitara un módulo o una licencia adicional, lo verías en el presupuesto antes de empezar, no después.
Sí, trabajamos con distintas modalidades de instalación de Optima. Revisamos los detalles en la auditoría y te decimos claramente qué se puede hacer en tu configuración.
XL es otro sistema, así que lo tratamos como un proyecto aparte. El principio es el mismo: primero lectura y borradores para aprobar, después automatizaciones. El alcance lo fijamos en la auditoría.
Al asistente solo llega lo necesario para cada tarea. Usamos servicios de IA que no usan datos de empresa para entrenar modelos y, si hace falta una copia de los datos, está en infraestructura dentro de la Unión Europea o en tus propias instalaciones.
Una llamada de 65 minutos. Repasamos cómo trabajáis hoy con Optima, dónde se copian datos a mano y qué forma de conectarse es segura. Sales con una lista de procesos y un presupuesto por escrito.
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