Zamówienia z telefonu i komunikatorów
Pracownik dyktuje albo wkleja wiadomość od klienta, a asystent rozpoznaje części, sprawdza stany i kontrahenta w Streamsofcie i składa szkic zamówienia. Człowiek tylko zatwierdza.
Integracja ERP
Integracja Streamsoft z AI
Streamsoft trzyma stany, kontrahentów i faktury. Ale zamówienia przychodzą telefonem i na WhatsAppie, lądują w Excelu, a potem ktoś przepisuje je do systemu. Budujemy warstwę AI, która łączy jedno z drugim.
65 min audytu procesuWycena na piśmieBez zmiany ERP
Streamsoft zostaje systemem głównym
Nie budujemy drugiego ERP obok Streamsoftu i nie duplikujemy stanów ani faktur. Streamsoft zostaje źródłem prawdy dla magazynu, kontrahentów i księgowości. Dokładamy to, czego w nim brakuje: przyjmowanie zamówień z komunikatorów, pilnowanie terminów, kaucje, reklamacje i asystenta, który odpowiada zespołowi na pytania o dane. Wszystko czyta ze Streamsoftu na żywo.
Co dokładamy do Streamsoftu
Stany i dokumenty na żywo
Czy część jest na magazynie, ile kosztowała ostatnio, czy klient zapłacił. Odpowiedź przychodzi z bazy Streamsoftu, a nie z pamięci pracownika ani z nieaktualnego Excela.
Pilnowanie terminów
Proformy bez wpłaty, zamówienia, które stoją, rdzenie do zwrotu, reklamacje bez decyzji. System sam przypomina właściwej osobie, zanim sprawa się przeterminuje.
Tablica dla zespołu
Każde zamówienie i reklamacja ma swój etap, widoczny dla wszystkich. Koniec z pytaniem na korytarzu, co się dzieje z paczką dla klienta.
Przykład z wdrożenia
Firma handlowa z branży motoryzacyjnej, części do samochodów ciężarowych, kilkuosobowy zespół, Streamsoft Pro jako ERP. Nazwa klienta zostaje u nas.
Punkt wyjścia
Większość zamówień przychodziła telefonem i na WhatsAppie. Trafiały do Excela, wysyłki śledzono na tablicy Trello, a do Streamsoftu dane przepisywano ręcznie. Wiedza o tym, co się dzieje z zamówieniem, siedziała w głowach dwóch osób.
Co zbudowaliśmy
System operacyjny AI dla całej firmy. Asystent w komunikatorze przyjmuje zamówienia i reklamacje, czyta Streamsoft na żywo (stany, kontrahenci, dokumenty obu spółek), prowadzi zamówienie przez 11 etapów, od proformy przez wysyłkę po kaucję, a automatyzacje pilnują terminów i wysyłają przypomnienia. Zespół pracuje na jednej tablicy zamiast na Excelu i Trello.
Jak do tego doszliśmy
Zaczęliśmy od mapy procesów całej firmy: 38 procesów w 8 obszarach, z których połowa istniała tylko w głowach ludzi. Każdą zasadę, na przykład kiedy proforma przepada albo kto płaci za transport przy reklamacji, ustaliliśmy z zespołem na piśmie, zanim trafiła do systemu.
Jak wygląda integracja ze Streamsoftem
Integrujemy się ze Streamsoft Pro i Prestiż, także w firmach, gdzie system stoi na jednym komputerze w biurze. Połączenie jest bezpieczne, nie wystawia Twoich danych do internetu i nie zmienia sposobu pracy księgowości. Na start asystent tylko czyta dane. Zapis do Streamsoftu, na przykład zamówień od odbiorców, wprowadzamy etapami, w uzgodnieniu z Twoim serwisantem Streamsoftu.
Dlaczego nie Excel obok ERP
Kiedy firma ma ERP, a i tak żyje w Excelu, to znak, że ERP nie obsługuje jakiegoś kawałka procesu: przyjmowania zamówień z komunikatorów, kaucji, reklamacji albo zwykłego pilnowania, kto co ma zrobić. Ten kawałek budujemy jako osobną warstwę, która czyta Streamsoft, zamiast go kopiować. Dzięki temu nie ma dwóch wersji prawdy.
Integracja Streamsoftu z KSeF
Faktury i wysyłka do KSeF zostają w Streamsofcie, bo tam jest księgowość i tam powinny być. Nasza warstwa pilnuje procesu wokół faktury: czy proforma została op łacona, czy faktura już wyszła, czy klient dostał dokumenty.
Ile kosztuje integracja Streamsoftu z AI
Na koszt wpływa liczba spółek i baz, to, czy wystarczy odczyt, czy potrzebny jest zapis do Streamsoftu, oraz liczba procesów na start. Najczęściej zaczynamy od jednego procesu, zwykle przyjmowania zamówień, i rozbudowujemy system etapami. Wycenę dostajesz na piśmie po audycie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy Streamsoft da się połączyć z AI?
Tak. Integrujemy się ze Streamsoft Pro i Prestiż: odczyt danych na żywo, a zapis dokumentów w uzgodnieniu z Twoim serwisantem. Wersję i konfigurację sprawdzamy na audycie.
Czy potrzebny jest serwisant Streamsoftu?
Do samego odczytu zwykle nie. Przy zapisie do Streamsoftu, na przykład zamówień od odbiorców, uzgadniamy konfigurację z Twoim partnerem lub serwisantem, żeby dokumenty trafiały do systemu tak, jak przewiduje producent.
Czy AI może coś zepsuć w Streamsofcie?
Na start asystent ma dostęp tylko do odczytu, więc nie ma jak. Wszystko, co ma trafić do Streamsoftu, najpierw powstaje jako szkic do zatwierdzenia przez człowieka. Ceny i kwoty liczy kod na podstawie danych z systemu, a nie model językowy.
Co z kopiami zapasowymi?
Przy wdrożeniu ustawiamy automatyczne kopie danych naszej warstwy i sprawdzamy, czy baza Streamsoftu też ma swoje. Zaskakująco często okazuje się, że nie ma, i to jest pierwsza rzecz do naprawy, zanim zbudujemy cokolwiek innego.
Czy pracownicy muszą uczyć się nowego programu?
Jak najmniej. Zamówienia przyjmuje się w komunikatorze, którego i tak używają, a tablica zamówień wygląda jak arkusz albo Kanban. Szkolenie zespołu jest częścią wdrożenia.
Czy to działa, jeśli mamy dwie spółki w Streamsofcie?
Tak. W opisanym wyżej wdrożeniu asystent czyta bazy obu spółek, a o tym, na którą spółkę idzie zamówienie, decyduje człowiek.
Bezpieczeństwo danych: dziewięć zasad, których trzymamy się w każdym wdrożeniu.Jak chronimy dane
Sprawdźmy, co da się podłączyć do Twojego Streamsoftu
65 minut rozmowy. Przechodzimy przez to, jak dziś płyną zamówienia, gdzie dane są przepisywane ręcznie i co da się bezpiecznie odczytać ze Streamsoftu. Wychodzisz z planem i wyceną na piśmie.
Umów konsultację