Dokumenty
Faktury, zamówienia, umowy i skany. System odczytuje treść, wyciąga potrzebne pola i wprowadza je tam, gdzie trafiały ręcznie. Rzeczy niepewne trafiają do akceptacji, a nie do bazy.
Automatyzacja procesów
Automatyzacja procesów w firmie
Praca, którą ktoś w Twojej firmie wykonuje w kółko: przepisuje dane między systemami, składa raporty, przekłada maile do arkusza. To da się zdjąć z ludzi.
65 min audytu procesuWycena na piśmieBez zobowiązań
Co automatyzujemy, a czego nie
Automatyzacja opłaca się tam, gdzie proces jest powtarzalny i ma zasady. Faktura zawsze trafia w to samo miejsce, zapytanie zawsze wymaga tych samych trzech informacji, raport zawsze powstaje z tych samych danych. Takie rzeczy zdejmujemy z ludzi w całości. Tam, gdzie każdy przypadek wymaga osądu, budujemy podpowiedzi zamiast automatu, bo automat udający decyzję jest gorszy niż jej brak.
Obszary, w których pracujemy
Dane między systemami
Sklep, CRM, magazyn, księgowość i arkusze przestają być osobnymi wyspami. Dane płyną w jedną stronę, z jasną zasadą, który system jest źródłem prawdy.
Raportowanie
Zestawienia, które ktoś dziś składa ręcznie w poniedziałek rano, powstają same i trafiają tam, gdzie mają być: na maila, do arkusza albo na kanał zespołu.
Obieg zapytań
Zapytania z formularzy, skrzynki i komunikatorów trafiają do właściwej osoby, opisane i z priorytetem. Nic nie leży, bo ktoś był na urlopie.
Procesy, które najczęściej zdejmujemy z ludzi
To nie są przykłady teoretyczne. To rzeczy, które w firmach zajmują kilka godzin tygodniowo i nikt ich nie lubi robić.
Przepisywanie danych z maila do systemu
Zamówienie przychodzi mailem, ktoś otwiera, czyta, przepisuje do systemu. Przy dziesięciu dziennie to godzina pracy i regularne literówki. Automat czyta wiadomość, wyciąga pozycje i tworzy dokument, a człowiek tylko potwierdza.
Poniedziałkowy raport
Ktoś wchodzi w trzy systemy, kopiuje liczby do arkusza, formatuje i wysyła. Co tydzień to samo. Raport może powstawać sam w nocy z niedzieli na poniedziałek i czekać gotowy w skrzynce.
Przypisywanie zapytań
Formularz wysyła maila na wspólną skrzynkę, gdzie zapytanie czeka, aż ktoś je zauważy i uzna za swoje. Automat rozpoznaje temat, przypisuje właściwej osobie i pilnuje, czy ktoś odpowiedział.
Kontrola danych
Rozbieżności między systemami wychodzą zwykle wtedy, gdy jest już problem. Automat porównuje je codziennie i zgłasza różnice, zanim zobaczy je klient.
Kiedy warto pomyśleć o automatyzacji
Nie ma sensu zaczynać od pytania „co da się zautomatyzować”. Lepsze pytanie brzmi: gdzie już teraz coś zgrzyta. Poniżej sygnały, które w praktyce najczęściej oznaczają, że jest co zdejmować.
Ta sama informacja trafia do trzech miejsc
Zamówienie wpisywane jest do systemu, potem do arkusza, potem do wiadomości dla magazynu. Każde przepisanie to czas i szansa na błąd, a rozbieżności wychodzą zwykle wtedy, gdy klient już dzwoni z pretensją.
Zespół nadrabia papierologię po godzinach
Jeśli faktury, raporty albo uzupełnianie CRM-u robi się „jak będzie chwila”, to znaczy, że w normalnych godzinach nie ma na to miejsca. To nie jest problem organizacji czasu, tylko sygnał, że proces przerósł liczbę rąk.
Klient czeka, bo ktoś jest na urlopie
Kiedy tempo odpowiedzi zależy od tego, kto akurat jest w pracy, zapytania leżą po kilka dni. Przy sprzedaży, gdzie liczy się kto odpowie pierwszy, to jest bezpośrednio utracony przychód.
Nie wiesz, ile kosztuje Cię obsługa jednego zamówienia
Brak tej liczby zwykle nie wynika z niechlujstwa, tylko z tego, że dane są rozrzucone po systemach i nikt nie ma czasu ich zestawić. Automatyzacja raportowania często jako pierwsza pokazuje, gdzie naprawdę uciekają pieniądze.
Rozważasz etat do przepisywania danych
To najczęstszy moment, w którym do nas trafiają. Zanim zatrudnisz kogoś do pracy, której nikt nie chce wykonywać, warto policzyć, ile kosztowałoby zrobienie tego raz, a dobrze.
Z jakimi firmami pracujemy
Automatyzacja wygląda inaczej w gabinecie, w hali produkcyjnej i w sklepie internetowym. Poniżej to, co w każdym z tych miejsc pojawia się najczęściej.
Firmy usługowe
Gabinety, kancelarie, biura rachunkowe, agencje. Wąskie gardło to zwykle obsługa zapytań i umawianie terminów: dużo krótkich interakcji, które przerywają pracę merytoryczną. Zdejmujemy z ludzi umawianie, przypominanie i wstępną kwalifikację, zostawiając im rozmowy, które faktycznie wymagają wiedzy.
Firmy produkcyjne i handlowe B2B
Zamówienia przychodzą mailem w kilkunastu różnych formatach, każde trzeba przeczytać i wprowadzić. Do tego zapytania ofertowe, potwierdzenia terminów i uzgadnianie stanów magazynowych. Tu największy zwrot daje odczytywanie dokumentów i przepływ danych między systemem handlowym a magazynem.
E-commerce
Powtarzalne pytania przed zakupem, statusy przesyłek, zwroty i reklamacje, aktualizacja opisów oraz cen. Ruch jest duży, a większość spraw jest do siebie podobna, więc automatyzacja odciąża obsługę najszybciej i najbardziej odczuwalnie.
Z jakimi systemami się integrujemy
Najczęściej łączymy to, co polskie firmy faktycznie mają na biurku: systemy handlowo-magazynowe i ERP, oprogramowanie księgowe, CRM-y, platformy sklepowe i marketplace'y, skrzynki pocztowe, kalendarze oraz komunikatory, przez które przychodzą zapytania. Po stronie branżowej zdarzają się systemy gabinetowe, rezerwacyjne i produkcyjne, gdzie dostęp bywa trudniejszy i to on wyznacza tempo projektu. Zasada jest jedna: nie zmuszamy Was do porzucenia narzędzia, które działa, tylko sprawiamy, żeby przestało być osobną wyspą.
Czym to się różni od Zapiera albo Make
Narzędzia typu Zapier i Make świetnie łączą aplikacje, które mają gotowe integracje, i do prostych przepływów są w zupełności wystarczające. Problem zaczyna się przy trzech rzeczach: kiedy Wasz system branżowy nie ma gotowego konektora, kiedy w procesie trzeba coś zrozumieć, a nie tylko przenieść (odczytać treść faktury, ocenić zapytanie), oraz kiedy liczba operacji rośnie i abonament za nie zaczyna przewyższać koszt własnego rozwiązania. Wtedy budujemy to po swojemu. Jeśli Wasz przypadek zamyka się w gotowym narzędziu, powiemy to na audycie zamiast sprzedawać projekt.
Ile kosztuje automatyzacja procesów
Koszt wyznacza przede wszystkim liczba systemów, które trzeba połączyć, i to, czy mają API. Integracja z popularnym CRM-em a integracja ze starszym oprogramowaniem branżowym bez dokumentacji to dwa różne projekty. Drugi czynnik to czy w procesie potrzebne jest odczytywanie dokumentów lub obrazu, bo to zwykle podnosi koszt dwu- do trzykrotnie. Wycenę dostajesz na piśmie po audycie.
Kiedy automatyzacja się nie opłaca
Jeśli proces zdarza się kilka razy w miesiącu, koszt budowy nie wróci. Jeśli za każdym razem wygląda inaczej, najpierw trzeba go opisać, bo automat utrwali niespójność zamiast ją naprawić. I jeśli proces ma zniknąć za pół roku przy zmianie systemu, lepiej poczekać. Mówimy to na audycie, zanim wystawimy ofertę.
Najczęściej zadawane pytania
Czy trzeba zmieniać systemy, z których korzystamy?
Zwykle nie i domyślnie tego nie proponujemy. Budujemy wokół tego, co już działa, bo migracja systemu to osobny projekt z własnym ryzykiem, a firma musi w tym czasie pracować. Jeśli jakieś narzędzie faktycznie blokuje sensowną automatyzację, powiemy to na audycie razem z kosztem obu wariantów, ale decyzja jest po Twojej stronie.
Co, jeśli nasz system nie ma API?
To częsta sytuacja przy starszym oprogramowaniu branżowym. Zwykle istnieje inna droga: eksport i import plików, dostęp do bazy danych, integracja przez pośrednika. Bywa też, że dostawca ma API, o którym nikt w firmie nie wie, bo nie jest opisane w materiałach handlowych. Sprawdzamy to na audycie, zanim cokolwiek wycenimy, bo to właśnie ten czynnik najmocniej rozstrzela koszt.
Kto to utrzymuje, kiedy już działa?
My, w ramach opieki. To nie jest opcjonalny dodatek do faktury: oferta się zmienia, pojawiają się nowe przypadki, dostawcy zmieniają API. Systemy bez opieki po kilku miesiącach zaczynają się mylić i wtedy w firmie zapada wniosek, że automatyzacja nie działa. Po Waszej stronie potrzebna jest jedna osoba do kontaktu, realnie na godzinę w miesiącu.
Czy nasze dane wychodzą poza firmę?
Zależy od zakresu i ustalamy to na początku, nie na końcu. Część rozwiązań da się poprowadzić tak, że dane nie opuszczają Waszej infrastruktury. Tam, gdzie korzystamy z usług zewnętrznych, dostajecie na piśmie listę: jaki dostawca, jakie dane, gdzie przetwarzane i na jakiej podstawie. Jeśli branża narzuca ograniczenia, projektujemy pod nie od razu.
Ile pracy jest po naszej stronie?
Najwięcej na początku i to nie do uniknięcia: ktoś musi nam pokazać, jak proces przebiega naprawdę, a nie jak wygląda w procedurze. To zwykle dwa do czterech spotkań. Później dochodzą dostępy do systemów i odbiór testów. W trakcie budowy zaangażowanie jest niewielkie, ale te pierwsze rozmowy decydują o tym, czy wdrożenie się uda.
Co się dzieje, gdy automatyzacja się pomyli?
Projektujemy ją tak, żeby wątpliwe przypadki szły do człowieka zamiast do bazy. Rzecz, której system nie jest pewien, trafia na listę do akceptacji, a nie po cichu do systemu. Do tego dochodzi log każdej operacji, więc da się odtworzyć, co i kiedy zostało zrobione. Automatyzacja bez tych dwóch rzeczy jest szybsza we wdrożeniu i znacznie droższa w skutkach.
Policzmy, ile godzin tygodniowo da się odzyskać
65 minut, bez prezentacji handlowej. Przechodzimy przez to, co Twój zespół robi ręcznie i jak często. Wychodzisz z listą procesów uszeregowanych według tego, ile realnie kosztują.
Umów konsultację