Agent głosowy
Odbiera telefon całą dobę. Umawia, przekłada i odwołuje terminy, odpowiada na powtarzalne pytania i przekazuje rozmowę do człowieka, gdy sprawa tego wymaga.
Agenci AI
Agent AI dla firm
Agent AI to nie chatbot z listą gotowych odpowiedzi. To system, który rozmawia z Twoim klientem, sprawdza dane w Twoich narzędziach i doprowadza sprawę do końca.
65 min audytu procesuWycena na piśmieBez zobowiązań
Czym agent AI różni się od chatbota
Chatbot dopasowuje pytanie do listy przygotowanych odpowiedzi. Kiedy trafi na coś spoza scenariusza, prosi o kontakt z konsultantem i sprawa wraca do człowieka. Agent działa inaczej: rozumie intencję, sam sięga do kalendarza, bazy zamówień albo CRM-u i kończy zadanie. Umawia wizytę, sprawdza status przesyłki, zapisuje leada z opisem sprawy. To różnica między automatem, który rozdaje ulotki, a pracownikiem, który coś załatwia.
Rodzaje agentów, które wdrażamy
Agent na czacie
Strona, WhatsApp, Instagram i Messenger w jednym miejscu. Odpowiada natychmiast, doradza i zbiera dane potrzebne do domknięcia sprzedaży.
Agent sprzedażowy
Przejmuje zapytania z formularza i skrzynki. Dopytuje o zakres i budżet, ocenia zapytanie i tworzy w CRM kartę z gotowym kontekstem dla handlowca.
Agent wewnętrzny
Dla zespołu, nie dla klienta. Odpowiada na pytania o procedury, wyszukuje w dokumentach firmy i przygotowuje zestawienia, które ktoś dziś klika ręcznie.
Zadania, które agent realnie przejmuje
Nie chodzi o to, żeby agent robił wszystko. Chodzi o to, żeby przejął powtarzalne zadania, które dziś zjadają czas zespołu.
Umawianie i przekładanie wizyt
Agent ma dostęp do kalendarza albo systemu rezerwacyjnego. Proponuje wolne terminy, zapisuje, potwierdza SMS-em i przypomina dzień wcześniej. Odwołania obsługuje tak samo, więc zwolniony termin wraca do puli zamiast przepadać.
Odpowiadanie poza godzinami
Większość zapytań przychodzi wtedy, gdy nikogo nie ma. Agent odpowiada natychmiast o 22:00 i w sobotę, a rano zespół dostaje listę spraw już opisanych, nie surową skrzynkę.
Kwalifikacja zapytań
Zamiast jednakowych leadów w jednej kolumnie, handlowiec dostaje karty z informacją o zakresie, terminie i budżecie. Zapytania bez pokrycia odpadają wcześniej, bez angażowania człowieka.
Powtarzalne pytania
Godziny otwarcia, ceny, dojazd, status zamówienia, warunki zwrotu. To zwykle większość ruchu na infolinii i czacie, i to jest pierwsza rzecz, którą agent zdejmuje z zespołu.
Kiedy agent ma sens, a kiedy wystarczy formularz
Agent nie jest odpowiedzią na każdy problem z obsługą. Poniżej sytuacje, w których naprawdę się opłaca — i granica, za którą lepiej zostawić prostsze rozwiązanie.
Dzwoni więcej osób, niż jest kto odebrać
Jeśli w godzinach szczytu telefon dzwoni w trakcie obsługi klienta na miejscu, część połączeń przepada bezpowrotnie. Nieodebrany telefon w usługach oznacza zwykle, że ktoś zadzwonił do następnej firmy z listy.
Większość pytań to te same kilkanaście
Godziny, ceny, dojazd, terminy, status sprawy. Jeśli po przejrzeniu tygodnia rozmów widać, że powtarza się garść tematów, to jest dokładnie ten materiał, który agent obsłuży bez utraty jakości.
Zapytania przychodzą po godzinach
Wieczory i weekendy to często jedna trzecia ruchu, a odpowiedź wychodzi w poniedziałek rano. Agent skraca ten czas do sekund, a rano zespół dostaje sprawy już opisane.
Terminy trzeba nie tylko umówić, ale i przekładać
Samo umawianie da się obsłużyć formularzem. Przekładanie i odwoływanie już nie, bo wymaga sprawdzenia kalendarza, zaproponowania alternatyw i zwolnienia terminu. To jest moment, w którym formularz przestaje wystarczać.
Kiedy agent NIE ma sensu
Przy kilkunastu zapytaniach miesięcznie koszt budowy się nie zwróci — lepszy będzie dobry formularz i szybka skrzynka. Podobnie gdy każda rozmowa jest inna i wymaga negocjacji: tam agent najwyżej zbierze dane przed rozmową z człowiekiem.
Agent w konkretnych branżach
Ten sam mechanizm, ale zupełnie inne rozmowy i inne integracje. To, co rozstrzyga o powodzeniu, to zwykle dostęp do systemu, w którym siedzą terminy.
Gabinety i kliniki
Recepcja odbiera telefon w trakcie wizyty albo nie odbiera wcale. Agent przejmuje połączenia w szczycie i poza godzinami: umawia, przekłada i odwołuje wizyty w systemie gabinetowym, potwierdza SMS-em i przypomina dzień wcześniej, co realnie zmniejsza liczbę nieodbytych wizyt. Sprawy medyczne przekazuje człowiekowi — agent nie udziela porad.
Kancelarie i biura rachunkowe
Dużo krótkich telefonów, które przerywają pracę merytoryczną: pytania o status sprawy, terminy, komplet dokumentów. Agent odpowiada na powtarzalne, zbiera opis sprawy przed pierwszym kontaktem i umawia rozmowę, zamiast przerywać pracę nad aktami.
Sklepy i e-commerce
Pytania przed zakupem, status przesyłki, zwroty i reklamacje. Agent działa tam, gdzie klient już jest — na stronie, WhatsAppie i Instagramie — sprawdza status zamówienia w systemie i przekazuje do człowieka dopiero to, co wymaga decyzji.
Hotele i obiekty noclegowe
Zapytania o dostępność i cenę przychodzą całą dobę i w kilku językach. Agent odpowiada natychmiast, sprawdza wolne terminy i przyjmuje rezerwację, a nietypowe prośby przekazuje recepcji. Mniej pustych nocy z powodu maila bez odpowiedzi.
Na jakich kanałach działa agent
Telefon to najtrudniejszy kanał i zarazem ten, w którym agent daje największą różnicę, bo nieodebranego połączenia nie da się nadrobić później. Poza tym pracujemy na stronie, WhatsAppie, Instagramie i Messengerze oraz na skrzynce mailowej. Klucz nie leży w liczbie kanałów, tylko w tym, żeby wszystkie korzystały z tej samej wiedzy i tego samego kalendarza. Agent, który na czacie zna terminy, a przez telefon ich nie zna, tworzy więcej zamieszania, niż rozwiązuje.
Czego agent AI nie zrobi
Nie poprowadzi negocjacji cenowej i nie podejmie decyzji, której nie ma w regułach. Nie zastąpi rozmowy przy trudnej reklamacji, bo klient w takiej sytuacji chce człowieka i słusznie. Nie naprawi też procesu, który jest nieopisany: jeśli za każdym razem robicie coś inaczej, agent utrwali tę niespójność. Dlatego zaczynamy od audytu, a nie od wdrożenia.
Ile kosztuje agent AI
Koszt zależy głównie od tego, do ilu Waszych systemów agent musi sięgać, czy działa na jednym kanale czy na czterech, w ilu językach rozmawia oraz czy ma tylko odpowiadać, czy również wykonywać operacje w Waszym imieniu. Agent, który czyta z bazy wiedzy, i agent, który zapisuje wizytę w systemie gabinetowym, to dwa różne projekty. Wycenę dostajesz na piśmie po audycie, razem z zakresem i harmonogramem.
Jak długo trwa uruchomienie
Agent czatowy na jednym kanale bywa gotowy w dwa tygodnie. Agent głosowy z integracją do systemu rezerwacyjnego to zwykle trzy do sześciu tygodni, przy czym najdłużej trwa zwykle nie budowa, tylko uzyskanie dostępu do API po stronie dostawcy Waszego oprogramowania.
Najczęściej zadawane pytania
Czy klient pozna, że rozmawia z automatem?
Przy tekście zwykle nie od razu, przy głosie zwykle po chwili. I dobrze — nie udajemy człowieka. Agent przedstawia się jako asystent, bo próba oszukania klienta kończy się utratą zaufania w momencie, w którym i tak się zorientuje. Doświadczenie jest lepsze wtedy, gdy ktoś od początku wie, z czym rozmawia, i wie, że w każdej chwili może poprosić o człowieka.
Co się dzieje, gdy agent nie zrozumie?
Przekazuje rozmowę dalej i to jest zaprojektowane zachowanie, nie awaria. Ustalamy z Wami progi: co agent może załatwić sam, co musi potwierdzić, a co od razu idzie do człowieka. Wolimy agenta, który przekazuje za często, niż takiego, który zmyśla odpowiedź, bo pierwszy kosztuje minutę pracy, a drugi klienta.
W ilu językach może rozmawiać?
Technicznie w wielu, praktycznie proponujemy tyle, ile jesteście w stanie obsłużyć dalej. Agent odpowiadający po niemiecku jest bez wartości, jeśli po eskalacji nikt w firmie nie rozmawia po niemiecku. Zwykle zaczynamy od polskiego i angielskiego, resztę dokładamy, gdy widać ruch.
Czy rozmowy są nagrywane i co z RODO?
Nagrywanie ustalamy na starcie, bo wpływa na obowiązki informacyjne. Rozmowa musi zaczynać się od informacji, jeśli jest nagrywana, i trzeba określić okres przechowywania. Dostajecie na piśmie listę: jakie dane, gdzie przetwarzane, przez jakiego dostawcę i jak długo. W branżach z danymi wrażliwymi, jak medyczna, projektujemy zakres tak, żeby agent w ogóle nie dotykał danych, których nie potrzebuje.
Czy agent umawia bezpośrednio w naszym kalendarzu?
O to właśnie chodzi i to odróżnia agenta od chatbota. Bez zapisu do Waszego kalendarza albo systemu rezerwacyjnego zostaje zbieranie zgłoszeń, które i tak ktoś musi przepisać. Dostęp do systemu jest zwykle najdłuższym elementem projektu, dlatego sprawdzamy go na audycie, zanim podamy termin.
Co z naszym numerem telefonu?
Zostaje Wasz. Agent podpina się pod istniejący numer albo pod wybrane połączenia, na przykład tylko te nieodebrane po piątym sygnale albo tylko poza godzinami. Nie trzeba zmieniać numeru na wizytówkach ani w wizytówce Google — to jedna z pierwszych rzeczy, o które klienci pytają, i odpowiedź brzmi: nic nie zmieniacie.
Sprawdźmy, które rozmowy w Twojej firmie może przejąć agent
65 minut, bez prezentacji handlowej. Przechodzimy przez to, skąd przychodzą zapytania i co dzieje się z nimi dalej. Wychodzisz z odpowiedzią, czy agent ma tu sens.
Umów konsultację